Zaznacz stronę

Ci, którzy śledzą moje postępy w nauce planowania wiedzą, że inspiracją jest dla mnie książka “Zrób to od razu” autorstwa Kerry Gleeson oraz mistrzyni planowania czyli moja wspólniczka Karolina.

Pierwszym zadaniem było zaplanowanie moich urlopów na cały rok z góry. Katusze jakie w związku z tym przechodziłam opisałam TUTAJ.

Kolejnym ciężkim dla mnie zadaniem było zablokowanie dwóch dni tygodniowo na spotkania z klientami. To też było nie lada wyzwaniem, które opisałam TUTAJ.

Kolejnym zadaniem (nr 3) było wpisanie WSZYSTKICH swoich cyklicznych/regularnych zadań do kalendarza. Czyli tych, które wykonuję codziennie, co tydzień, co miesiąc, raz na pół roku, albo raz na rok.

Okazało się, że mam tendencję do przechowywania tych zadań na różnych kartkach, w notesie, w Nozbe (programie do zarządzania projektami) na tablicy korkowej, ale przede wszystkim w głowie…. Też tak masz? Te przeglądy aut, kasy fiskalnej, pieca, komina, przedłużenie polisy OC, terminy ważności dokumentów, zakup swojej kochanej gazety, ćwiczenia, zakupy, dzień chłopaka (zakup prezentu!) urodziny syna, męża (i znów zakup prezentu!) i miliard pomniejszych spraw. Miałam te zadania rozproszone w kilku miejscach, ale co najgorsze – nie miałam zablokowanego w kalendarzu CZASU na ich wykonanie. Bo przecież zadanie np. przedłużenie polisy OC to mail do agenta, spotkanie się z nim, zapoznanie się z dokumentami, ich podpisanie, zapłata, skan polisy do archiwum. Przegląd auta to wizyta w warsztacie, zakup gazety to wycieczka do kiosku, itd., itd..

Okazało się, że kalendarz to nie tylko miejsce na WPISANIE zadania jako hasła, ale przede wszystkim oszacowanie i zablokowanie w nim CZASU potrzebnego na jego realizację! Taki np. przegląd auta to ok 3h, zakup gazety to 20 min, ćwiczenia to kolejne 30 min., a wyrobienie nowego paszportu to min. 4h. To było dla mnie odkrywcze zadanie. Bo dotychczas nigdy tak nie robiłam, miałam takie zadania po prostu zanotowane, ale nigdy nie zastanawiałam się nad czasem jaki mi jest potrzebny do ich wykonania. Blokując potrzebny czas w kalendarzu okazało się, że jak mam w danym dniu przegląd auta i zakup gazety, na pracę zostanie mi nie więcej niż 3h. Niby to oczywiste, a jednak niekoniecznie. Ogromną ulgę dało mi zebranie tych WSZYSTKICH dziesiątek rozproszonych cyklicznych zadań i wpisanie ich do kalendarza.

 

Mój przykładowy dzień:

Z powyższego wynika, że w tym dniu zarezerwowane mam już 4h na zadania cykliczne, odejmując 2h na zadania niezaplanowane (bufor bezpieczeństwa!), zostaje mi ok 2h na zaplanowane zadania/spotkania. Jeśli np. zadanie pt. OC biura zajmie mi mniej czasu, to zawsze mogę go wykorzystać na jakieś inne zadania albo przyjemności. ? Godziny są orientacyjne, gazetę mogę także kupić o 14, nie planuję tak sztywno, zależy mi jednak na realistycznym podejściu do czasu wolnego (niezaplanowanego) w tym dniu.

Zrób takie samo zadanie:

  1. Spisz na kartce WSZYSTKIE swoje cykliczne zadania. Zajrzyj do fruwających na biurku karteczek i kartek, do notesu w torebce, do papierowego kalendarza, do smartfona, maili, przejrzyj wszystkie dokumenty pod kątem ich terminu ważności (auto, polisy, przeglądy wszelakie, itd.). Nie zapomnij też wpisać regularnych wizyt u lekarza (dentysta, ginekolog, lekarz rodzinny itd.)!
  2. Wpisz te wszystkie zadania plus czas potrzebny na ich wykonanie do swojego kalendarza. W przypadku terminów ważności dokumentów/wizyt u lekarza, ustaw przypomnienie min. tydzień przed terminem (a w przypadku np. paszportu i 3 miesiące). Zanotuj od razu w kalendarzu informacje potrzebne do wykonania tego zadania, jeśli tego potrzebujesz (ja np. notuję sobie kontakt do ubezpieczyciela oraz info gdzie jest skan poprzedniej polisy).
  3. Zaobserwuj jak się czujesz po wykonaniu tego zadania. ?

Ja poczułam ulgę, spokój, że mam moje terminy wszystkie pod kontrolą i że mi nic nie umknie. No i dumę z siebie, że konsekwentnie wdrażam swój plan w życie, plan, aby stać się mistrzynią dobrej organizacji. ?

Kolejne etapy tego zadania opiszę już wkrótce! Tymczasem działaj. ?