Zaznacz stronę

Jak już wiecie z poprzedniego artykułu – zaczynam być mistrzynią planowania wg metody “Zrób to od ręki”. Moją inspiracją jest wspólniczka Karolina oraz książka opisująca powyższą metodę autorstwa Kerry Gleeson.

Pierwsze zadanie jakie dostałam od Karoliny to było zaplanować na cały rok swoje urlopy, co okazało się wyjątkowo trudnym zadaniem. Męczyłam się nad nim, ślęczałam nad kalendarzem i myślałam, że polegnę. Udało się jednak ? Według skrupulatnej Karoliny wyszło mi 73 dni wolnego – serio? ? Ale dlaczego nie! Zawsze marzyłam o takim życiu, w którym podróże będą niemal codziennością. No to mam! Opis moich wysiłków z tym zadaniem związanych w poprzednim artykule TUTAJ.

Drugim zadaniem miało być zaplanowanie dwóch dni w tygodniu wyłącznie na spotkania. Z klientami Kancelarii, którzy doradztwo podatkowe mają w cenie miesięcznej obsługi, z klientami “z zewnątrz”, którzy także z takiego doradztwa chcą skorzystać, oraz z potencjalnymi klientami, którzy chcą się zapoznać z ofertą naszej Kancelarii. Takie dwa dni to maksymalna ilość czasu, którą mogę poświęcić na spotkania. Co ważne, odbywają się one z zachowaniem 30 minutowej przerwy pomiędzy, a każde spotkanie trwa maksymalnie 60 min. Doradztwo podatkowe jest dla mnie wyjątkowo energochłonne, bardzo mi zależy, aby klient po takim spotkaniu dokładnie rozumiał swój temat, wiedział jakie ma opcje, niemal pokochał kwestie podatkowe. :-))) A to wymaga ode mnie masy wysiłku intelektualnego, często jest tak, że po godzinie takich konsultacji padam na fotel jak długa i przez 20 minut dochodzę do siebie.

To zadanie akurat nie było takie ciężkie, bo trzymałam się po prostu zasady, aby nie był to raczej poniedziałek, ani piątek, chyba, że na prawdę inaczej się nie da. Poniedziałek to dla mnie czas tzw. rozruchu, pracy własnej, a piątek z kolei nie sprzyja intelektualnym uniesieniom, bo już weekend za pasem. Na szczęście nie musiałam planować całego roku do przodu, wystarczyło zrobić to na nadchodzący kwartał i ustawić przypomnienie w kalendarzu, aby robić to co trzy miesiące. Ufff, zadanie wykonane. Skoro mam zaplanowane i zablokowane dwa dni w tygodniu na spotkania, oznacza to oczywiście, że klient musi się z wyprzedzeniem umówić, a spontanicznych wizyt brak. ? Ludzie to naprawdę szanują i nie mają z tym problemu. Nie zdarza mi się często słuchać skarg czy pretensji, bo nasi klienci wiedzą, że do księgowej nie przychodzi się jak do sklepu po bułki, albo do punktu ksero. Sama też to rozumiem i do głowy mi nie przychodzi, aby do współpracującego ze mną prawnika, notariusza, kosmetyczki czy dentysty wparować radośnie bez umówionej uprzednio wizyty i robić aferę, gdy mnie odprawi z kwitkiem.

Swoją drogą może kiedyś spróbuję i opiszę tu swoje doświadczenia. :-))) Jeśli u Was do tej pory nie było takiej zasady, a klient mógł przyjść w każdej chwili, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ją wprowadzić. Wystarczy napisać maila do klientów, że począwszy od……. (podać datę), spotkanie z księgową/szefową będzie możliwe wyłącznie po uprzednim umówieniu.

Napisałabym to tak:

Drogi Kliencie

Chciałabym Cię powiadomić, ze od 01.03 wprowadzam zmiany w organizacji swojej pracy. Jedną z nich jest telefoniczne umawianie się na spotkania ze mną. Niestety nie będzie już możliwa rozmowa ze mną, jeśli nie ustalimy dogodnej dla nas daty i godziny. Bardzo liczę na Twoją wyrozumiałość. Niezapowiedziane wizyty dezorganizują mój czas pracy i odrywają od zaplanowanych obowiązków.

Dziękuję i pozdrawiam.”

A potem najważniejsze, czyli konsekwencja. Czyli egzekwowanie powyższej zasady. “Tylko” tyle ? Oczywiście może się okazać, że wypadnie coś na prawdę niespodziewanego, strasznie pilnego i wtedy – nie jestem robotem – mogę iść na ustępstwo. Ciekawe jest jednak to, że od kiedy wprowadziłam tę zasadę umawiania się na spotkania, a było to myślę ok. 10-12 lat temu, niemal w ogóle takie nagłe i niespodziewane przypadki się nie zdarzają. Co więcej “załatwiają” cała masę trywialnych problemów, z którymi klient radzi sobie doskonale sam. ?

Moimi wątpliwościami podzieliłam się z Karoliną.

– A co będzie gdy zablokuję sobie te dni w kalendarzu, a nie będzie tylu chętnych na spotkania? (myślałam na głos)
Nie zaplanuję sobie wtedy innych zadań na ten dzień i stracę czas!

– Hahahaha, co za bzdura! (śmiała się na głos) Najwyżej zyskasz wtedy dodatkowy czas. Serio nie masz wtedy co robić? (spytała ze śmiechem)
To ja Ci mogę oddać wtedy część swoich zadań (zaproponowała).

– O nie, nie ma mowy! (odparłam) Sprawdzanie DRA, RCA, PFRON, PIT, VAT to ja serdecznie podziękuję.

U mnie w kalendarzu dni zarezerwowane na spotkania to najczęściej wtorki i środy. Czy Ty także możesz wybrać i zablokować w swoim kalendarzu dni i godziny swojej dostępności?

Zachęcam Cię do wykonania podobnego zadania. ?

Kolejny etap w następnym artykule – zapisz się do newslettera, aby nic Ci nie umknęło.