Zaznacz stronę

W ostatnim artykule na blogu pastwiłam się nad ideą planowania i układania harmonogramów. Często według wielu z nas stoi to w sprzeczności z ideą wolności, spontaniczności oraz romantycznych uniesień. I ja też fantazjuję o świecie, w którym kalendarz nie jest codziennym narzędziem pracy, a plan sprowadza się do podjęcia decyzji o tym co będę jeść na kolację. ? Tylko, że od dawna przekonuję się, że bez planu nie wdrożę nawet 10% moich pomysłów, nie zobaczę nawet ułamka krajów, które chcę zwiedzić czy gór na które chcę się wspiąć. Obserwuję w tym zakresie mojego guru planowania i organizacji Karolinę i jej metodę “Zrób to od razu”. Karolina długo nie miała świadomości, że jej planowanie ma swoją nazwę! Aż w końcu pewnego dnia ze śmiechem oznajmiła mi, że znalazła książkę, która słowo w słowo opisuje metodę jej planowania i że ona nie była tego świadoma, bo robi to od zawsze, od dziecka, bo tak robiła jej mama.

 

 

Opowiadała mi, jak za dziecka obserwowała rodziców, którzy na początku miesiąca na wielkiej płachcie papieru planowali następny miesiąc pod kątem wydatków, zakupów, zarobków, wyjazdów. Planowali też na kilka miesięcy do przodu. A potem jak się tego planu wszyscy konsekwentnie trzymali.

Dla mnie to ogólnie kosmos. U mnie w domu nie było czegoś takiego, a może ja tego nigdy nie widziałam. Rodzice uczyli mnie, że należy mieć cele, marzenia, że warto po te marzenia sięgać, uczyli mnie odwagi, popychali do działania, wierzyli we mnie. Z takim kapitałem wyszłam z domu rodzinnego.

Planowałam bardziej intuicyjnie, długofalowo, snułam wizje swojego życia zawodowego i osobistego, natomiast tu i teraz po prostu działałam, często ad hoc, bez specjalnego harmonogramu. Zawsze bardzo wierzyłam, że plan można weryfikować na bieżąco, zmieniać go, dopasowywać pod swoje potrzeby, nastrój, możliwości. Tym sposobem oraz dzięki głębokiej wewnętrznej motywacji skończyłam studia, zdałam egzamin na doradcę podatkowego, nauczyłam się dwóch języków obcych, założyłam firmę, którą prowadzę do dziś. Do myślenia dała mi jednak obserwacja wielu osób, z którymi współpracuję lub zaczynam współpracę i problem z dotrzymywaniem terminów, szacowaniem czasu, jaki jest im potrzebny na realizację zlecenia co w efekcie kończy się nawalaniem i niedotrzymywaniem terminów. Zaczęłam zgłębiać temat, czytać literaturę, szukać odpowiedzi na to, czemu niektórzy są solidni, zrelaksowani i godni zaufania, podczas gdy inni nawalają, biegają z wywieszonym jęzorem i wiecznie gaszą pożary. Nie zakładam u nikogo złej woli, wręcz przeciwnie! Spytałam nawet tych nawalających skąd się to u nich bierze, czemu nie dotrzymują terminów, które sami wyznaczyli. I to permanentnie. Usłyszałam, że to dlatego, że ciągle “coś” im wypada. Nawet gdy coś chcą zrobić to albo przyjdzie niezapowiedziany klient, a to telefon ciągle dzwoni, a to zlecenie, które miało trwać 2 dni przedłużyło się do 7, itd. Zaczęłam myśleć nad sobą i swoją organizacją pracy.

Wyglądała ona zawsze tak, że miałam długą listę zadań do zrobienia, pełną skrzynkę maili do odpisania, dokumentów na biurku do przejrzenia, smsów z zadaniami w telefonie czy wiadomości na fb. I po prostu codziennie robiłam te zadania po kolei. Jeśli jakieś zadanie było z tych “bleeeee” to często je przekładałam (o ile było to możliwe) ile się dało, aż w końcu zadanie zaczynało stawać się “trupem” i wydzielać odór. :-)))) Wtedy ze wstrętem siadałam do niego i zaczynałam działać. Taki to był mój sposób organizacji pracy. Odkładanie też było moją zmorą, choć przyznam się, że starałam się nie odkładać tego co było obiecane i uzgodnione z klientami. Kalendarz służył mi do wpisywania spotkań, wizyt u lekarzy czy treningów oraz lekcji niemieckiego. Często ratowałam się karteczkami nalepianymi na monitorze, przypominaczami w komórce czy w końcu programami do organizacji pracy, np. Trello czy Nozbe.

Moja organizacja pracy nie była idealna i po obserwacjach kontrahentów gaszących pożary i mojej tendencji do odkładania śmierdzących tematów postanowiłam wyciągnąć wiedzę od Karoliny: JAK ona to robi, że ma wszystko ułożone, zorganizowane, o niczym nie zapomina i można na niej polegać jak na Zawiszy. ?

Karolina jak to ona, najpierw wysłuchała moich rozterek, zadała kilka pytań, następnie bezlitośnie wyśmiała i nazwała moje planowanie totalną partyzantką. ? Zaczęłam bronić mojej metody, że choć może NIE jest idealna to daje jednak rezultaty (patrz powyżej). ?

Niestety nie mogłam liczyć na wyrozumiałość mojej wspólniczki, która poradziła – przeczytaj sobie książkę Kerry Gleeson “Zrób to od razu”, a teraz zapamiętaj najważniejszą zasadę, która brzmi:

Z każdym zadaniem lub informacją możesz zrobić TYLKO cztery rzeczy:

– zrób OD RAZU jeśli zajmie ci to krócej niż 5 minut,

– usuń jeśli nic nie musisz robić,

– deleguj jeśli to zadanie dla kogoś innego,

– ZAPLANUJ jeśli nie możesz zrobić od ręki.

Tyle i tylko tyle. Brzmi prosto, prawda? ?

Tylko w teorii jak się okazuje, a dlaczego, to będę opisywać w kolejnych artykułach, jak krok po kroku wdrażałam swój Program Osobistej Efektywności PEP (brzmi baaaardzo profesjonalnie). ?